ASAP Project | สิ้นเดือนนี้เหล่า HR ต้องรอด ด้วยซอฟแวร์ช่วยทำ Payroll

โซลูชันสำหรับ Payroll

📍แม้ว่าที่กล่าวมาจะเป็นผลจากการที่จะต้องทำงานแบบ Manual ซึ่งจริงๆ แล้วก็เป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการทำงานปกติ แต่การทำ Payroll นั้นสามารถมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นได้ด้วยโซลูชันอื่นๆ ในตลาด ซึ่งได้แก่

1️⃣ ระบบ HR (หรือถ้าจะให้ชัดจะเป็นระบบ HR ที่ดูในส่วนของ HRM หรือการบริหารจัดการงานบุคคลพื้นฐาน ที่ไม่รวมถึงส่วนของการ “พัฒนา” บุคลากร หรือ HRD)

ระบบ HR มีอยู่หลายขนาดด้วยกันในตลาด ตั้งแต่หลักไม่กี่ร้อยต่อคน (คิดตามจำนวนพนักงาน) จนไปถึงโปรเจกต์ละเป็นล้าน เพราะฉะนั้น เราจะต้องประเมินความต้องการ กำหนดงบประมาณ และเลือกคุยกับผู้ให้บริการที่เหมาะสม

2️⃣ บริการ Outsource การทำ Payroll จะเป็นบริษัทที่รับทำ Payroll ให้ มักจะมาพร้อมแพลตฟอร์มให้ใช้ และคิดค่าบริการเป็นรายเดือนตามขั้นจำนวนของพนักงาน

ระบบที่ทางผู้ให้บริการเปิดให้ใช้ จะเปิดให้พนักงานทำขออนุมัติขาดลามาสาย ดูสลิปเงินเดือนและดาวน์โหลดเอกสารและฟอร์มสำคัญด้าน HR จากในระบบได้
เมื่อสิ้นเดือน ทางผู้ให้บริการ จะคำนวณรายการจ่ายสำหรับพนักงานในองค์กรตามนโยบายของแต่ละบริษัท ตลอดจนสรุปยอดเตรียมจ่ายและภาษีให้อีกด้วย

โซลูชันสำหรับ Payroll

📍แม้ว่าที่กล่าวมาจะเป็นผลจากการที่จะต้องทำงานแบบ Manual ซึ่งจริงๆ แล้วก็เป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการทำงานปกติ แต่การทำ Payroll นั้นสามารถมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นได้ด้วยโซลูชันอื่นๆ ในตลาด ซึ่งได้แก่

1️⃣ ระบบ HR (หรือถ้าจะให้ชัดจะเป็นระบบ HR ที่ดูในส่วนของ HRM หรือการบริหารจัดการงานบุคคลพื้นฐาน ที่ไม่รวมถึงส่วนของการ “พัฒนา” บุคลากร หรือ HRD)

ระบบ HR มีอยู่หลายขนาดด้วยกันในตลาด ตั้งแต่หลักไม่กี่ร้อยต่อคน (คิดตามจำนวนพนักงาน) จนไปถึงโปรเจกต์ละเป็นล้าน เพราะฉะนั้น เราจะต้องประเมินความต้องการ กำหนดงบประมาณ และเลือกคุยกับผู้ให้บริการที่เหมาะสม

2️⃣ บริการ Outsource การทำ Payroll จะเป็นบริษัทที่รับทำ Payroll ให้ มักจะมาพร้อมแพลตฟอร์มให้ใช้ และคิดค่าบริการเป็นรายเดือนตามขั้นจำนวนของพนักงาน

ระบบที่ทางผู้ให้บริการเปิดให้ใช้ จะเปิดให้พนักงานทำขออนุมัติขาดลามาสาย ดูสลิปเงินเดือนและดาวน์โหลดเอกสารและฟอร์มสำคัญด้าน HR จากในระบบได้
เมื่อสิ้นเดือน ทางผู้ให้บริการ จะคำนวณรายการจ่ายสำหรับพนักงานในองค์กรตามนโยบายของแต่ละบริษัท ตลอดจนสรุปยอดเตรียมจ่ายและภาษีให้อีกด้วย

ข้อพิจารณาในการหาระบบเงินเดือนใหม่

📍ถ้าทำเงินเดือนเองอยู่แล้ว และคิดจะมีระบบ HR ใหม่เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพแล้วละก็ อย่าลืมพิจารณา 7 ฟีเจอร์สำคัญเหล่านี้

01 | ความสามารถในการรองรับประเภทส่วนหัก ส่วนเพิ่มตามนโยบายขององค์กร เช่น หักเงินตามชั่วโมงที่ขาดงาน เงิน OT ค่าเดินทาง ค่าโทรศัพท์ตามจริง เป็นต้น

02 | ระบบขอและอนุมัติการขาดลามาสาย ตามกฎและนโยบายขององค์กร ได้แก่ ประเภทของการลา เงื่อนไขในการหักรายได้ เงื่อนไขในการหักวันลา สายการอนุมัติ และลำดับในการอนุมัติ เป็นต้น

03 | ระบบลงเวลาทำงาน ว่ามีอยู่ในระบบแล้วหรือไม่ หรือเชื่อมต่อกับเครื่องสแกนนิ้วใดๆ ได้แล้วหรือไม่ สำหรับบางบริษัทที่ซีเรียสเรื่องการนับชั่วโมงการทำงาน เรื่องนี้เป็นฟีเจอร์ที่มีน้ำหนักมาก

04 | ฟอร์มเอกสารที่มีให้ในระบบ และความสามารถในการปรับแก้ไข เช่น หน้าตาของสลิปเงินเดือน หน้าตาของฟอร์มขออนุมัติต่างๆ ควรจะมีความเป็นมาตรฐานและมีความยืดหยุ่นในระดับหนึ่ง

05 | ความพร้อมในการสรุปและส่งภาษี พิจารณาความถูกต้องในการคำนวณภาษีของพนักงาน และออกฟอร์มเอกสารด้านภาษีได้อย่างถูกต้อง

06 | เชื่อมต่อกับธนาคาร พร้อมทำจ่าย บางระบบอาจจะมีให้ Export ยอดทำจ่ายสุทธิออกมาเป็นไฟล์ เพื่อส่งต่อให้ธนาคาร ในขณะที่ระบบใหม่ๆ ที่ออกมามีการเชื่อมต่อกับบางธนาคารเอาไว้แล้วเพื่ออำนวยความสะดวก

07 | รายงานและแดชบอร์ด สิ่งที่ขาดไม่ได้คือรายงานในแง่มุมต่างๆ ของ HR ยิ่งระบบมีรายงานที่ใส่เงื่อนไขได้มากเท่าไหร่ ยิ่งทำให้ HR สามารถวิเคราะห์สถานการณ์ในองค์กร และคิดกลยุทธ์เพื่อพัฒนาได้ดีขึ้นเท่านั้น