มารู้จักกระบวนการ "ขึ้นระบบ" หรือ Implementation ของซอฟต์แวร์

เข้าใจความสำคัญและขั้นตอนของการวางระบบในการนำซอฟต์แวร์ไปใช้งานอย่างประสบความสำเร็จ

TYPE

Thoughts

รู้จักกระบวนการขึ้นระบบ

ซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจ (Business Software) เป็นเครื่องมือสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพและขับเคลื่อนธุรกิจให้ก้าวหน้า อย่างไรก็ตาม การนำซอฟต์แวร์มาใช้งานนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับซอฟต์แวร์ขนาดใหญ่ที่มีความซับซ้อน ซึ่งต้องมี "การวางระบบหรือขึ้นระบบ" (Implementation) ก่อนเริ่มใช้งานจริง

การขึ้นระบบ คือ กระบวนการในการจัดเตรียมความพร้อมทั้งในเรื่องของข้อมูล ผู้ใช้งาน ระบบ และการทำ Change Management ที่จำเป็นต่อการปรับกระบวนการทำงานทั้งหมดเพื่อไปใช้ระบบใหม่ ตลอดจนการให้บริการและซัพพอร์ทจนระบบใหม่ขึ้นได้อย่างประสบความสำเร็จ

การขึ้นระบบมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จในการนำซอฟต์แวร์ไปใช้งาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับซอฟต์แวร์ขนาดใหญ่ เช่น ERP และ CRM ของค่ายต่างชาติ ซึ่งมีความซับซ้อนสูง การขึ้นระบบที่ดีจะช่วยให้การนำระบบไปใช้งานเป็นไปอย่างราบรื่น และบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพขั้นตอนหลักๆ ในการให้บริการ

ขั้นตอนในการขึ้นระบบ (Implementation Process)

ขั้นตอนหลักในการขึ้นระบบ ส่วนใหญ่แล้ว จะประกอบไปด้วย

  1. การเก็บรายละเอียดความต้องการลูกค้าอย่างละเอียด เช่น ขั้นตอนการทำงานในแต่ละฝ่ายเป็นอย่างไร ใช้เอกสารอะไร มีการอนุมัติอย่างไร จะต้องมีงานเชื่อมต่อระหว่างฝ่ายอย่างไร แล้วทำเป็น Blueprint หรือ Functional design (หรือแล้วแต่ว่าบริษัทไหนจะเรียกยังไง) ซึ่งจะเป็นสรุปเกี่ยวกับระบบงานของลูกค้าที่จะนำขึ้นมาไว้ในซอฟต์แวร์

  2. การปรับแต่งโปรแกรมเพิ่มเติม (Customization) ตามความต้องการลูกค้า หากมี โดยขั้นตอนนี้จะมีโปรแกรมเมอร์เข้ามาเกี่ยวข้อง อาจใช้เวลาแล้วแต่ระดับความยากง่ายของความต้องการที่เก็บมา และรวมถึง 

    • การแต่งฟอร์มเอกสาร ให้มีลักษณะหน้าตาตามที่แต่ละองค์กรใช้จริงและทดสอบพิมพ์ออกมา 

    • การปรับแต่งรายงานในระบบให้ตอบโจทย์ความต้องการ 

    • การตั้งค่าระบบต่างๆ เช่น ผู้ใช้งานและสิทธิการเข้าถึงข้อมูล ภาษี ฟอร์ม หน้างบ วิธีคิดต้นทุน วิธีคิดค่าเสื่อมของแต่ละองค์กร เป็นต้น

  3. การเชื่อมต่อระบบอื่นๆ (Integration) ซึ่งจริงๆ แล้วอาจจะอยู่ในขั้นตอนนี้หรือจะทำทีหลังเมื่อไหร่ก็ได้ ขึ้นอยู่กับความพร้อมของอีกระบบด้วย

  4. การเตรียมเท็มเพลตข้อมูลหลัก (Master data) ที่จะต้องนำเข้าในระบบใหม่ ในกรณีที่จะย้ายจากฐานข้อมูลที่ใช้อยู่เดิม โดยทาง vendor จะมีเท็มเพลตให้อยู่แล้ว และจะให้ลูกค้าเป็นฝ่ายใส่ข้อมูลมาให้ หรืออาจจะใช้วิธีดึงมาจากระบบอื่นด้วยการเชื่อมต่อ

  5. ทำการทดสอบระบบ (UAT และ SIT) เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ใช้งานยอมรับวิธีการใช้งานจริงและไม่ติดปัญหาอะไร รวมถึงว่าระบบต่างๆ เชื่อมต่อกันได้อย่างถูกต้องและราบรื่น

  6. สอนการใช้งาน (Training) ให้ผู้ใช้งานคุ้นเคยและเข้าใจวิธี/คอนเซ็ปต์การทำงานของโปรแกรม

  7. Go live หรือเริ่มใช้ระบบจริง โดยอาจจะมีทีมงานประกบช่วยดูให้ทำงานได้เรียบร้อย ไม่มีปัญหา

ขั้นตอนในการขึ้นระบบ (Implementation Process)

ขั้นตอนหลักในการขึ้นระบบ ส่วนใหญ่แล้ว จะประกอบไปด้วย

  1. การเก็บรายละเอียดความต้องการลูกค้าอย่างละเอียด เช่น ขั้นตอนการทำงานในแต่ละฝ่ายเป็นอย่างไร ใช้เอกสารอะไร มีการอนุมัติอย่างไร จะต้องมีงานเชื่อมต่อระหว่างฝ่ายอย่างไร แล้วทำเป็น Blueprint หรือ Functional design (หรือแล้วแต่ว่าบริษัทไหนจะเรียกยังไง) ซึ่งจะเป็นสรุปเกี่ยวกับระบบงานของลูกค้าที่จะนำขึ้นมาไว้ในซอฟต์แวร์

  2. การปรับแต่งโปรแกรมเพิ่มเติม (Customization) ตามความต้องการลูกค้า หากมี โดยขั้นตอนนี้จะมีโปรแกรมเมอร์เข้ามาเกี่ยวข้อง อาจใช้เวลาแล้วแต่ระดับความยากง่ายของความต้องการที่เก็บมา และรวมถึง 

    • การแต่งฟอร์มเอกสาร ให้มีลักษณะหน้าตาตามที่แต่ละองค์กรใช้จริงและทดสอบพิมพ์ออกมา 

    • การปรับแต่งรายงานในระบบให้ตอบโจทย์ความต้องการ 

    • การตั้งค่าระบบต่างๆ เช่น ผู้ใช้งานและสิทธิการเข้าถึงข้อมูล ภาษี ฟอร์ม หน้างบ วิธีคิดต้นทุน วิธีคิดค่าเสื่อมของแต่ละองค์กร เป็นต้น

  3. การเชื่อมต่อระบบอื่นๆ (Integration) ซึ่งจริงๆ แล้วอาจจะอยู่ในขั้นตอนนี้หรือจะทำทีหลังเมื่อไหร่ก็ได้ ขึ้นอยู่กับความพร้อมของอีกระบบด้วย

  4. การเตรียมเท็มเพลตข้อมูลหลัก (Master data) ที่จะต้องนำเข้าในระบบใหม่ ในกรณีที่จะย้ายจากฐานข้อมูลที่ใช้อยู่เดิม โดยทาง vendor จะมีเท็มเพลตให้อยู่แล้ว และจะให้ลูกค้าเป็นฝ่ายใส่ข้อมูลมาให้ หรืออาจจะใช้วิธีดึงมาจากระบบอื่นด้วยการเชื่อมต่อ

  5. ทำการทดสอบระบบ (UAT และ SIT) เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ใช้งานยอมรับวิธีการใช้งานจริงและไม่ติดปัญหาอะไร รวมถึงว่าระบบต่างๆ เชื่อมต่อกันได้อย่างถูกต้องและราบรื่น

  6. สอนการใช้งาน (Training) ให้ผู้ใช้งานคุ้นเคยและเข้าใจวิธี/คอนเซ็ปต์การทำงานของโปรแกรม

  7. Go live หรือเริ่มใช้ระบบจริง โดยอาจจะมีทีมงานประกบช่วยดูให้ทำงานได้เรียบร้อย ไม่มีปัญหา

รูปแบบการให้บริการ

บริการวางระบบจะประกอบด้วย

  • การให้บริการ ณ สถานที่ของลูกค้า หรือที่เรียกกันว่า on-site และ

  • การทำงานหลังบ้าน คือกลับมาเตรียมงานให้ลูกค้าที่ออฟฟิศ 

ซึ่งราคาของโปรเจ็ควางระบบนั้น ขึ้นอยู่กับจำนวนวันทั้งหมดที่จะต้องใช้ทั้งหมด (Man day) หากเป็นธุรกิจที่มีความซับซ้อน หรือมีระบบงานที่เฉพาะตัวมากๆ ไม่เหมือนที่อื่น ก็อาจต้องใช้วันบริการที่มากขึ้นตามลำดับ

รูปแบบการให้บริการ

บริการวางระบบจะประกอบด้วย

  • การให้บริการ ณ สถานที่ของลูกค้า หรือที่เรียกกันว่า on-site และ

  • การทำงานหลังบ้าน คือกลับมาเตรียมงานให้ลูกค้าที่ออฟฟิศ 

ซึ่งราคาของโปรเจ็ควางระบบนั้น ขึ้นอยู่กับจำนวนวันทั้งหมดที่จะต้องใช้ทั้งหมด (Man day) หากเป็นธุรกิจที่มีความซับซ้อน หรือมีระบบงานที่เฉพาะตัวมากๆ ไม่เหมือนที่อื่น ก็อาจต้องใช้วันบริการที่มากขึ้นตามลำดับ

กรณีที่มีการปรับแต่งระบบเพิ่มเติม (Customization)

หากมีการปรับแต่งพัฒนาระบบเพิ่มเติม (Customization) เพื่อให้มีฟีเจอร์ที่เหมาะกับธุรกิจนั้นๆ จะทำให้ระยะเวลาของโปรเจ็คยาวนานและราคาสูงขึ้น เพราะมีขั้นตอนต่างๆเพิ่มเข้ามา ดังนี้:

  1. เก็บสเป็คงานหรือความต้องการและตรวจสอบยืนยันกัน 

  2. โปรแกรมเมอร์พัฒนาตามคยวามต้องการ

  3. ทดสอบระบบ

  4. แก้ BUG หรือข้อผิดพลาดที่พบ

  5. ทำคู่มือ และส่งมอบงานให้ลูกค้า

กรณีที่มีการปรับแต่งระบบเพิ่มเติม (Customization)

หากมีการปรับแต่งพัฒนาระบบเพิ่มเติม (Customization) เพื่อให้มีฟีเจอร์ที่เหมาะกับธุรกิจนั้นๆ จะทำให้ระยะเวลาของโปรเจ็คยาวนานและราคาสูงขึ้น เพราะมีขั้นตอนต่างๆเพิ่มเข้ามา ดังนี้:

  1. เก็บสเป็คงานหรือความต้องการและตรวจสอบยืนยันกัน 

  2. โปรแกรมเมอร์พัฒนาตามคยวามต้องการ

  3. ทดสอบระบบ

  4. แก้ BUG หรือข้อผิดพลาดที่พบ

  5. ทำคู่มือ และส่งมอบงานให้ลูกค้า

มั่นใจก่อนเลือกผู้ให้บริการ

การขึ้นระบบ ถือว่าเป็นกระบวนการหนึ่งที่สำคัญที่สุด และเป็นปัจจัยที่เราควรให้ความสำคัญในการเลือกผู้ให้บริการ ก่อนที่จะตัดสินใจเลือกผู้ให้บริการรายใด ควรจะตรวจสอบให้มั่นใจถึงประเด็นเหล่านี้

  • รายละเอียด และขอบเขตการให้บริการระหว่างการขึ้นระบบ

  • ผู้ที่จะทำหน้าที่เป็น Project Manager ภายในของเรา (มีทีมงานที่มีความสามารถและความเข้าใจในกระบวนการทำงานภายใน และเทคโนโลยี)

  • ค่าใช้จ่ายต่อ Man Day ในกรณีที่ต้องมีการพัฒนาเพิ่ม

  • การให้บริการหลัง Go Live เป็นต้น

ASAP Project เป็นที่ปรึกษาด้าน Digital Transformation ที่จะช่วยสร้างความเปลี่ยนแปลงให้กับธุรกิจด้วยเทคโนโลยี

#implementation

Feeling overwhelmed?
Let us help you find the right tools.

Feeling overwhelmed?
Let us help you find the right tools.

Feeling overwhelmed?
Let us help you find the right tools.