HR Transformation The Series | ทรานส์ฟอร์มไปให้สุด กับทุกส่วนงานของ HR

Human Resources หรือ HR เป็นอีกฝ่ายงานที่มีความซับซ้อนและละเอียดอ่อนในการทำงาน ซึ่งการจะดูแลพนักงานทุกคนในบริษัทให้ได้รับสิทธิต่างๆ ภายใต้เงื่อนไขของบริษัทเป็นเรื่องที่ใช้เวลาค่อนข้างมาก HR จึงเป็นอีกหนึ่งส่วนงานที่มีผู้พัฒนาซอฟต์แวร์ขึ้นมารองรับหลากหลายเป็นอันดับต้นๆซึ่งไม่ได้มีแค่เรื่องของ Payroll และเครื่องแสกนนิ้วอย่างที่ทุกคนเข้าใจเท่านั้น

ในบทความชุด HR Transformation The Series นี้ ASAP Project จะมาแชร์ให้ทุกคนมองเห็นภาพกว้างๆก่อนว่า ในส่วนของ HR มีเนื้องานตรงไหนบ้าง ที่ซอฟต์แวร์จะช่วยลดปริมาณงาน และเพิ่มประสิทธิภาพให้กับทีมงานของคุณได้อย่างเต็มที่

อย่างไรก็ตามหากคุณต้องการรายละเอียแบบเจาะลึก เพื่อลองวิเคราะห์ตัวเองในเบื้องต้น (Self-Assessment) ว่าคุณควรจะเริ่มมองหาเครื่องในแต่ละส่วนหรือยัง เราก็เตรียมไว้ให้คุณแล้วเช่นกัน (สามารถอ่านเพิ่มเติมในลิงค์ที่แนบไว้ให้ได้เลยครับ)

TYPE

Solution Guide

รู้จัก HR Tech

ในโลกของ HR Software นั้นเราสามารถแบ่งออกเป็น 3 ส่วนหลักๆดังนี้

📍 1) HRM (HR Management) การบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล ประกอบไปด้วย

  1. การบันทึกเวลา (Time Attendance)

  2. การคำนวนค่าตอบแทน (Payroll system)

ซึ่งบริษัทส่วนใหญ่มักจะเริ่มใช้ซอฟต์แวร์เพื่อรองรับการทำงานในส่วนนี้ก่อน เพราะเป็นส่วนงานที่ต้องใช้เวลามากเพื่อตรวจสอบเงื่อนไขเวลาการทำงานการให้ค่าตอบแทน และสวัสดิการต่างๆ ให้ถูกต้องและยุติธรรม

📍2) HRD (HR Development) การพัฒนาทรัพยากรบุคคล ประกอบไปด้วย 2 ส่วนหลักๆคือ

  1. การพัฒนา (Development & Training)

  2. การประเมิน (Evaluation)

การพัฒนาบุคลากรเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างมากในการผลักดันพนักงานรุ่นใหม่ที่พึ่งเข้ามาร่วมงาน ให้มีความเข้าใจ มีทักษะที่สามารถช่วยขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้าร่วมกับทีมงานปัจจุบันได้ และใช้เพื่อการประเมินผลลัพธ์ และประสิทธิภาพในการทำงานว่าเป็นไปตามกลยุทธ (Strategy) ที่วางเอาไว้หรือไม่

📍3) ATS (Applicant Tracking System) การบริหารจัดการรับสมัครและการจ้างงาน

เป็นเรื่องปกติที่เราจะต้องลงประกาศรับสมัครงานตามเว็ปไซต์หรือช่องทางต่างๆ ซึ่งแน่นอนว่าการจัดการรายชื่อผู้สมัคร ในตารางเอกเซล และเอกสารกระดาษกองโตคงไม่ใช่เรื่องง่ายแน่ๆ

ข่าวดีก็คือ ทุกๆประเด็นและปัญหาที่พูดถึงทางด้านบน สามารถบริหารจัดการด้วย Software และ Platform แบบ Digital ได้เช่นกัน

รู้จัก HR Tech

ในโลกของ HR Software นั้นเราสามารถแบ่งออกเป็น 3 ส่วนหลักๆดังนี้

📍 1) HRM (HR Management) การบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล ประกอบไปด้วย

  1. การบันทึกเวลา (Time Attendance)

  2. การคำนวนค่าตอบแทน (Payroll system)

ซึ่งบริษัทส่วนใหญ่มักจะเริ่มใช้ซอฟต์แวร์เพื่อรองรับการทำงานในส่วนนี้ก่อน เพราะเป็นส่วนงานที่ต้องใช้เวลามากเพื่อตรวจสอบเงื่อนไขเวลาการทำงานการให้ค่าตอบแทน และสวัสดิการต่างๆ ให้ถูกต้องและยุติธรรม

📍2) HRD (HR Development) การพัฒนาทรัพยากรบุคคล ประกอบไปด้วย 2 ส่วนหลักๆคือ

  1. การพัฒนา (Development & Training)

  2. การประเมิน (Evaluation)

การพัฒนาบุคลากรเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างมากในการผลักดันพนักงานรุ่นใหม่ที่พึ่งเข้ามาร่วมงาน ให้มีความเข้าใจ มีทักษะที่สามารถช่วยขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้าร่วมกับทีมงานปัจจุบันได้ และใช้เพื่อการประเมินผลลัพธ์ และประสิทธิภาพในการทำงานว่าเป็นไปตามกลยุทธ (Strategy) ที่วางเอาไว้หรือไม่

📍3) ATS (Applicant Tracking System) การบริหารจัดการรับสมัครและการจ้างงาน

เป็นเรื่องปกติที่เราจะต้องลงประกาศรับสมัครงานตามเว็ปไซต์หรือช่องทางต่างๆ ซึ่งแน่นอนว่าการจัดการรายชื่อผู้สมัคร ในตารางเอกเซล และเอกสารกระดาษกองโตคงไม่ใช่เรื่องง่ายแน่ๆ

ข่าวดีก็คือ ทุกๆประเด็นและปัญหาที่พูดถึงทางด้านบน สามารถบริหารจัดการด้วย Software และ Platform แบบ Digital ได้เช่นกัน

การมี Software เพื่อจัดการงานด้านบุคคลทั้งหมดแบบ Automate จะช่วยอะไรคุณได้บ้าง?

✅ 1) HRM Software:

  • บันทึกฐานข้อมูลพนักงาน ในเรื่องต่างๆอย่างเป็นระเบียบตามโครงสร้างบริษัท

  • บันทึกเวลาการทำงานด้วยเทคโนโลยีต่างๆ (เครื่องแสกนนิ้ว, RFID, Location Check-in)

  • Leave Management บริหารจัดการการลา ตั้งเงื่อนไขต่างๆ การยื่นขอลา และการอนุมัติ

  • OT Management บริหารจัดการการ OT ตั้งเงื่อนไขค่าตอบแทนต่างๆ การยื่นขอOT และ การอนุมัติ

  • การบริหารจัดการกะงาน ไม่ว่าจะเป็นการสลับกะ เปลี่ยนกะ ควบกะ ซึ่งนี่คืออีกหนึ่งเรื่องปวดหัวซึ่งกินเวลาของ HR ไปมากเป็นอันดับต้นๆ

  • การคำนวนเงินเดือน การทำจ่าย และออก Payslip

✅ 2) HRD Software:

  • สร้างคอร์สอบรมพนักงานในส่ิงที่เขาควรจะต้องเรียนรู้ เกี่ยวกับการทำงานในบริษัท ซึ่งสามารถสร้างป็นหลักสูตรของบริษัทไว้บนโลกออนไลน์ และให้พนักงานของคุณรับผิดชอบเข้าไปศึกษาด้วยตนเองได้เลย

  • ติดตามความคืบหน้า หรือ เรียกรายงานได้ว่าพนักงานคนไหน ผ่านการอบรมคอร์สไหนไปแล้วบ้าง

  • สร้างแบบทดสอบเพื่อวัดผลความเข้าใจ

  • หรือแม้กระทั่งคุณสามารถสร้างเป็นหลักสูตรของบริษัทไว้บนโลกออนไลน์ และให้พนักงานของคุณรับผิดชอบเข้าไปศึกษาด้วยตนเองได้เลย

✅ 3) ATS Platform:

  • ทำงานแบบ Digital บนฐานข้อมูลเดียวกันได้ตั้งแต่ขั้นตอนการรับสมัครพนักงานใหม่จนถึงการบรรจุเข้าทำงาน (จริงๆแล้วจนวันสุดท้ายในการทำงานเลยด้วยซ้ำ)

  • ระบบจะช่วยให้คุณสามารถติดตามสถานะขอผู้สมัครแต่ละคนว่าผ่านขั้นตอนไหนไปแล้วบ้างเพื่อให้ง่ายต่อการจัดการ

  • ระบบจะช่วยให้คุณบริหารจัดการการรับสมัครจากหลายๆช่องทางได้อย่างง่ายดายและเป็นระเบียบไม่ตกหล่น

  • คุณสามารถจัดการสร้างและจัดเก็บเอกสารที่จำเป็นต่างๆไม่ว่าจะเป็น ใบสมัคร แบบสอบถาม แบบทดสอบ เป็น Digital Form เพื่อลดการทำงานซ้ำซ้อนและ ป้องกันการสูญหาย

  • สามารถจัดการและติดตามกระบวนการ Onboarding หรือการอบรมผู้สมัครใหม่ หลังจากรับเข้ามาเป็นพนักงานแล้ว ได้ทั้งหมดเช่นได้รับอุปกรณ์ในการทำงานพร้อมไหม เข้าปฐมนิเทศหรือยัง ได้รับการสอนงานครบถ้วนหรือยังเป็นต้น

การมี Software เพื่อจัดการงานด้านบุคคลทั้งหมดแบบ Automate จะช่วยอะไรคุณได้บ้าง?

✅ 1) HRM Software:

  • บันทึกฐานข้อมูลพนักงาน ในเรื่องต่างๆอย่างเป็นระเบียบตามโครงสร้างบริษัท

  • บันทึกเวลาการทำงานด้วยเทคโนโลยีต่างๆ (เครื่องแสกนนิ้ว, RFID, Location Check-in)

  • Leave Management บริหารจัดการการลา ตั้งเงื่อนไขต่างๆ การยื่นขอลา และการอนุมัติ

  • OT Management บริหารจัดการการ OT ตั้งเงื่อนไขค่าตอบแทนต่างๆ การยื่นขอOT และ การอนุมัติ

  • การบริหารจัดการกะงาน ไม่ว่าจะเป็นการสลับกะ เปลี่ยนกะ ควบกะ ซึ่งนี่คืออีกหนึ่งเรื่องปวดหัวซึ่งกินเวลาของ HR ไปมากเป็นอันดับต้นๆ

  • การคำนวนเงินเดือน การทำจ่าย และออก Payslip

✅ 2) HRD Software:

  • สร้างคอร์สอบรมพนักงานในส่ิงที่เขาควรจะต้องเรียนรู้ เกี่ยวกับการทำงานในบริษัท ซึ่งสามารถสร้างป็นหลักสูตรของบริษัทไว้บนโลกออนไลน์ และให้พนักงานของคุณรับผิดชอบเข้าไปศึกษาด้วยตนเองได้เลย

  • ติดตามความคืบหน้า หรือ เรียกรายงานได้ว่าพนักงานคนไหน ผ่านการอบรมคอร์สไหนไปแล้วบ้าง

  • สร้างแบบทดสอบเพื่อวัดผลความเข้าใจ

  • หรือแม้กระทั่งคุณสามารถสร้างเป็นหลักสูตรของบริษัทไว้บนโลกออนไลน์ และให้พนักงานของคุณรับผิดชอบเข้าไปศึกษาด้วยตนเองได้เลย

✅ 3) ATS Platform:

  • ทำงานแบบ Digital บนฐานข้อมูลเดียวกันได้ตั้งแต่ขั้นตอนการรับสมัครพนักงานใหม่จนถึงการบรรจุเข้าทำงาน (จริงๆแล้วจนวันสุดท้ายในการทำงานเลยด้วยซ้ำ)

  • ระบบจะช่วยให้คุณสามารถติดตามสถานะขอผู้สมัครแต่ละคนว่าผ่านขั้นตอนไหนไปแล้วบ้างเพื่อให้ง่ายต่อการจัดการ

  • ระบบจะช่วยให้คุณบริหารจัดการการรับสมัครจากหลายๆช่องทางได้อย่างง่ายดายและเป็นระเบียบไม่ตกหล่น

  • คุณสามารถจัดการสร้างและจัดเก็บเอกสารที่จำเป็นต่างๆไม่ว่าจะเป็น ใบสมัคร แบบสอบถาม แบบทดสอบ เป็น Digital Form เพื่อลดการทำงานซ้ำซ้อนและ ป้องกันการสูญหาย

  • สามารถจัดการและติดตามกระบวนการ Onboarding หรือการอบรมผู้สมัครใหม่ หลังจากรับเข้ามาเป็นพนักงานแล้ว ได้ทั้งหมดเช่นได้รับอุปกรณ์ในการทำงานพร้อมไหม เข้าปฐมนิเทศหรือยัง ได้รับการสอนงานครบถ้วนหรือยังเป็นต้น

จำเป็นต้อง All-in-One?

เมื่อคุณอ่านมาถึงตรงนี้ ก็อาจมีคำถามขึ้นในหัวว่า "แล้วเราจำเป็นต้องใช้ระบบที่เป็นตัวเดียวครอบจักรวาลทำได้ทุกอย่างหรือเปล่านะ?" สิ่งที่ ASAP Project อยากจะแนะนำคือ เราคงปฏิเสธไม่ได้ว่าไอเดีย “All-in-one software” คงเป็นสิ่งที่ทุกคนอยากเป็นเจ้าของหากเป็นไปได้ แต่สิ่งที่สำคัญยิ่งกว่าคือ คุณต้องเข้าใจก่อนว่า ซอฟต์แวร์ HR เป็นประเภทซอฟต์แวร์ที่ค่อนข้างละเอียดอ่อน โดยเฉพาะเรื่องของนโยบายการทำงาน และยิ่งไปกว่านั้น ความสำเร็จในการขึ้นระบบก็ต้องอาศัยการตอบรับที่ดีจากพนักงานทุกคน ดังนั้น

การพิจารณาเลือกซอฟต์แวร์ให้ “ถูกจริต” กับนโยบายบริษัท และ พนักงาน จึงเป็นสิ่งที่สำคัญยิ่งกว่าความเป็น “All in one software” เพราะเรายังสามารถพิจารณาให้แต่ละตัวในแต่ละส่วนที่เลือกมานั้น สามารถทำงานร่วมกันได้ มากน้อยตามความจำเป็น ดีกว่าการเลือกมาเป็นตัวเดียวกัน แต่ไม่สามารถตอบโจทย์ในส่วนที่ละเอียดอ่อนขององค์กร


สุดท้ายนี้ ASAP Project ขอแนะนำให้คุณค่อยๆพิจารณาเลือกซอฟต์แวร์ HR อย่างละเอียด เนื่องจากซอฟต์แวร์ประเภทนี้ เป็นหนึ่งในประเภทที่มีตัวเลือกเยอะมากๆในตลาด พร้อมวางนโยบายบริษัทควบคู่ไปด้วยกัน หรือการมองหาที่ปรึกษาในการวางแผนเลือกซอฟต์แวร์ ก็จะสามารถช่วยให้ผลลัพธ์ในการทำ HR Transformation นี้ ประสบความสำเร็จที่สุดครับ

ASAP Project เป็นที่ปรึกษาด้าน Digital Transformation ที่จะช่วยสร้างความเปลี่ยนแปลงให้กับธุรกิจด้วยเทคโนโลยี

Feeling overwhelmed?
Let us help you find the right tools.

Feeling overwhelmed?
Let us help you find the right tools.

Feeling overwhelmed?
Let us help you find the right tools.